1/ žádost musí mít základní náležitosti:
- přesný název, adresu a jméno statutárního zástupce žádajícího subjektu,
- název a konkrétní údaje o výstavě
- termín a umístění výstavy s popisem bezpečnostních a klimatických podmínek ve výstavních prostorách
- seznam požadovaných sbírkových předmětů s přesnými údaji (název, inventární číslo, dataci, materiál, rozměry)
- kontakt na produkci nebo osobu organizující realizaci výstavy
2/ žádost musí být zaslána písemně na ředitelství UPM nejméně 4 měsíce před realizací výstavy
Kladné stanovisko k výpůjčce závisí na stavu sbírkového předmětu a vlastních výstavních projektech UPM. Souhlas s výpůjčkou není vymahatelný.
Při kladném stanovisku UPM musí žadatel počítat s povinným pojištěním sbírkových předmětů na transport i na vystavení a s uhrazením případných výdajů spojených s realizací výpůjčky (paspartování, rámování), které budou předem konzultovány.